5% efficiënter
5% efficiënter werken per jaar is goed mogelijk door alleen al het toepassen van nieuwe IT technologie of door bestaande systemen eindelijk eens voor de volle 100% te benutten in plaats van de huidige 50%.
Inzetten social media
Het inzetten van de juiste tools helpt. Denk aan het inzetten van social media tools om medewerkers te ondersteunen bij het gebruik van uw software systemen. Het kan, maar de meeste organisaties hebben hier geen duidelijke visie op. Mensen gebruiken deze middelen omdat ze bestaan. Of de IT afdeling dat nu ondersteunt of niet. Het is technisch mogelijk, zelfs laagdrempelig en het helpt mensen in hun werk dus wordt het gebruikt. Iedereen wil van nature zo efficiënt mogelijk werken. Er zijn maar heel weinig mensen die dagelijks naar hun werk gaan om er opzettelijk een bende van te maken.
Figuur 1, beschikbare technologie ter ondersteuning van klanten en medewerkers
Medewerkers willen wel. Het zijn vaak de organisaties die nog maar slecht in staat zijn hun medewerkers goed te ondersteunen bij het gebruik van hun software. Hetzelfde geldt overigens voor de ondersteuning van klanten. Veel leveranciers van software systemen slagen er maar heel beperkt in hun klanten op een goede manier te helpen door de inzet van social media.
Neem nu de voorbeelden als twitter, Yammer of Wiki’s. Een vraag stellen, een klacht of een probleem melden wordt wel erg gemakkelijk. Hiervoor hoef ik niet eerst naar de website van de IT afdeling of die van de leverancier, op zoek naar de goed verborgen optie ‘stel uw vraag, meld een probleem’. Bedrijven als KLM reageren al een tijdje rechtstreeks op twitter berichten en binnenkort kun je bij het online inchecken, met behulp van persoonlijke profielen op Facebook en LinkedIn, kiezen naast wie je wilt zitten tijdens de vlucht.
De manier waarop deze relatief nieuwe middelen worden ingezet zou onderdeel moeten zijn van een totaal strategie. Ze ontgroeien de experimentele fase.
No Silver Bullet
Experimenteren is natuurlijk prima. We moeten alleen niet denken dat social media de ‘silver bullet’ is voor alle problemen die er zijn bij het ondersteunen van klanten en medewerkers in het dagelijks gebruik van software. Social media kan wel een bijdrage leveren indien het doordacht wordt ingezet, maar is niet de Silver Bullet. Daarnaast, of misschien wel daaraan voorafgaand, moet de zaak wel op de rit staan. Professioneel ondersteunen van klanten en medewerkers is gewoon planmatig, hard werken. Strategisch belangrijke, wellicht zelfs cruciale, applicaties voor organisaties verdienen het dat er professioneel, planmatig optimaal gebruik van wordt gemaakt. Juist ook voor de traditionele ERP systemen. Een strategie op dit punt is noodzakelijk. Toch ontbreekt die nog vaak.
Strategie
Indien er een duidelijke strategie is met betrekking tot de inzet van social media binnen de organisatie geeft dat rust en duidelijkheid naar klanten en medewerkers. Een goed gecommuniceerde strategie van technische middelen geeft kwaliteit. Er is aantoonbaar over nagedacht. Experimenteren is natuurlijk niet verboden, maar het is duidelijk hoe de organisatie tegen zaken aankijkt. Duidelijkheid voorkomt ook wildgroei. De basis platformen die worden ondersteund zijn gedefinieerd. Het beperken van het aantal standaarden komt ook de kwaliteit weer ten goede. Het gaat dan om vragen als: hoe gaan we om met opkomende mobiele standaarden als we klanten en medewerkers ondersteunen in hun dagelijks werk. Willen wij ter ondersteuning van klanten en medewerkers een Wiki, een eigen youtube kanaal? Is het een probleem indien uw concurrenten daarop mee kunnen kijken? Welke techniek zetten we in bij online vergaderen en overleg. Welke tools zijn goed voor eLearning toepassingen, etc. (zie figuur 1.)
Youtube, Wiki’s of Yammer
Indien u bijvoorbeeld een tool als Yammer overweegt voor interne communicatie, besef dan dat Yammer 100% buiten de deur draait. Volledig buiten de controle van uw organisatie. Dat is een risico. Uw ex-medewerkers houden bijvoorbeeld toegang tot Yammer na hun vertrek. Dat kan uw IT afdeling niet voorkomen. Indien uw organisatie enthousiast concurrentie gevoelige informatie deelt op Yammer kan dat pijnlijk zijn. Wiki’s zijn ook handig, maar het niet goed afschermen kan leiden tot uw eigen Wiki-leaks affaire. Afschermen is niet altijd even eenvoudig. Er zijn dus herkenbare, duidelijke risico's om over na te denken.
Bedrijfskritische systemen
Vooral met betrekking tot de ondersteuning van bedrijfskritische systemen voor uw klanten en/of uw medewerkers is het goed om de manier waarop deze worden ondersteund op te nemen in het strategisch applicatiebeheer en daar actief, doordacht, beleid op te voeren. Applicatiebeheer is immers verantwoordelijk voor het optimaal benutten van uw investering in deze systemen.
Bent u er klaar voor?
Be Ready for Change heeft de passie, de methodes en de tools om uw gebruikers efficiënter te laten werken en uw applicatiebeheer beter in te richten. Be Ready for Change helpt bij het selecteren van de juiste tools, het ontwikkelen van documentatie en eLearnig en adviseert bij het doorvoeren van IT gedreven veranderingen, zowel voor uw medewerkers als voor uw klanten.
Geen opmerkingen:
Een reactie posten