Applicatiebeheer een analyse
Bij onze klanten zien we een aantal trends die interessant zijn om te delen. Hieronder zullen we er een aantal toelichten. Daarna geven we aan hoe u hiermee om kunt gaan.
TRENDS
Het Nieuwe Werken
De vaste werkplek verdwijnt. Medewerkers worden in staat gesteld plaats en tijd onafhankelijk te werken. De werkplek is digitaal geworden. Niet zo gek in een tijdperk van digitalisering. Het Nieuwe Werken is een term die we verbinden met deze ontwikkeling. Het Nieuwe Werken houdt wel iets meer in dan alleen de digitale werkplek. Van medewerkers wordt gevraagd om op een andere manier te gaan samenwerken. Van managers wordt gevraagd dat ze op een andere manier gaan leiding geven. Van processen en systemen wordt gevraagd dat ze flexibel zijn. Het beheer van verschillende applicaties in een ‘Nieuwe Werken’ omgeving vraagt om een andere manier van ondersteunen. Tijd en plaats ongebonden werken, vraagt ook om tijd en plaats onafhankelijk ondersteunen. De applicatiebeheer functie moet onder de loep genomen worden bij het invoeren van Het Nieuwe Werken. Iedereen lijkt het er wel over eens dat het beschikken over een digitale infrastructuur in alle gevallen een noodzakelijke voorwaarde is om Het Nieuwe Werken in brede zin vorm te geven. Een review van het applicatiebeheer is daarmee dus één van de eerste dingen die moet worden aangepakt.
De vaste werkplek verdwijnt. Medewerkers worden in staat gesteld plaats en tijd onafhankelijk te werken. De werkplek is digitaal geworden. Niet zo gek in een tijdperk van digitalisering. Het Nieuwe Werken is een term die we verbinden met deze ontwikkeling. Het Nieuwe Werken houdt wel iets meer in dan alleen de digitale werkplek. Van medewerkers wordt gevraagd om op een andere manier te gaan samenwerken. Van managers wordt gevraagd dat ze op een andere manier gaan leiding geven. Van processen en systemen wordt gevraagd dat ze flexibel zijn. Het beheer van verschillende applicaties in een ‘Nieuwe Werken’ omgeving vraagt om een andere manier van ondersteunen. Tijd en plaats ongebonden werken, vraagt ook om tijd en plaats onafhankelijk ondersteunen. De applicatiebeheer functie moet onder de loep genomen worden bij het invoeren van Het Nieuwe Werken. Iedereen lijkt het er wel over eens dat het beschikken over een digitale infrastructuur in alle gevallen een noodzakelijke voorwaarde is om Het Nieuwe Werken in brede zin vorm te geven. Een review van het applicatiebeheer is daarmee dus één van de eerste dingen die moet worden aangepakt.
Complexiteit werkomgeving neemt toe
We zien dat er steeds meer systemen komen waar medewerkers mee werken. De werkplek wordt complexer. Eenvoudige processen als het indienen van een reisaanvraag en een reisdeclaratie lopen vaak al via verschillende IT systemen. Lastig voor de gebruikers. Ook de vele wijzigingen die regelmatig worden doorgevoerd in processen maken de werkomgeving complexer. Naarmate er meer wijzigingen plaatsvinden worden er meer fouten gemaakt. Helaas ontkomt geen enkele organisatie aan het doorvoeren van wijzigingen. De organisatie moet immers snel en flexibel reageren op de dynamiek in de markt. Dit vraagt om aanpassingsvermogen van medewerkers, maar het vraagt ook om aanpassingsvermogen in de processen en systemen. Voor het applicatiebeheer van de verschillende systemen is het belangrijk om de gebruiker op een eenduidige manier te voorzien van informatie over die processen en systemen. Indien de support aan de gebruiker van een constante kwaliteit is geeft dat in ieder geval vertrouwen in de organisatie en vertrouwen in de bruikbaarheid van de systemen.
We zien dat er steeds meer systemen komen waar medewerkers mee werken. De werkplek wordt complexer. Eenvoudige processen als het indienen van een reisaanvraag en een reisdeclaratie lopen vaak al via verschillende IT systemen. Lastig voor de gebruikers. Ook de vele wijzigingen die regelmatig worden doorgevoerd in processen maken de werkomgeving complexer. Naarmate er meer wijzigingen plaatsvinden worden er meer fouten gemaakt. Helaas ontkomt geen enkele organisatie aan het doorvoeren van wijzigingen. De organisatie moet immers snel en flexibel reageren op de dynamiek in de markt. Dit vraagt om aanpassingsvermogen van medewerkers, maar het vraagt ook om aanpassingsvermogen in de processen en systemen. Voor het applicatiebeheer van de verschillende systemen is het belangrijk om de gebruiker op een eenduidige manier te voorzien van informatie over die processen en systemen. Indien de support aan de gebruiker van een constante kwaliteit is geeft dat in ieder geval vertrouwen in de organisatie en vertrouwen in de bruikbaarheid van de systemen.
Compliance
Bedrijven dienen steeds vaker aan te tonen dat men voldoet aan specifieke wet- en regelgeving. Is het niet voor een toezichthouder of uit het oogpunt van duurzaamheidbeleid, dan is het wel voor de klant die daar om vraagt tijdens een verkoopproces. Medewerkers dienen zich aantoonbaar te houden aan kwaliteitseisen, processen en procedures en zullen dus ook op het juiste moment over de juiste kennis en de juiste competenties moeten beschikken. Dit vraagt om flexibiliteit van leren en informeren. Een uitdaging op zich.
Bedrijven dienen steeds vaker aan te tonen dat men voldoet aan specifieke wet- en regelgeving. Is het niet voor een toezichthouder of uit het oogpunt van duurzaamheidbeleid, dan is het wel voor de klant die daar om vraagt tijdens een verkoopproces. Medewerkers dienen zich aantoonbaar te houden aan kwaliteitseisen, processen en procedures en zullen dus ook op het juiste moment over de juiste kennis en de juiste competenties moeten beschikken. Dit vraagt om flexibiliteit van leren en informeren. Een uitdaging op zich.
Klassikaal leren is duur
Medewerkers opleiden kost tijd. Zeker indien dat klassikaal dient te gebeuren. Weg van het werk, wellicht op een andere locatie waardoor reizen noodzakelijk is. Iedereen heeft wel verloren uurtjes, maar die vallen nooit bij iedereen op hetzelfde moment. Flexibiliteit van de medewerker en van het leerprogramma is in toenemende mate gewenst. Leren doe je bij voorkeur tijdens het werk, op de werkplek. De informatie die je nodig hebt om je werk te kunnen doen moet to the point, snel beschikbaar en relevant zijn. Dat is een efficiëntere manier van leren die meer rendement oplevert dan met groepen collega’s uren of dagen in een lokaal door te brengen.
Medewerkers opleiden kost tijd. Zeker indien dat klassikaal dient te gebeuren. Weg van het werk, wellicht op een andere locatie waardoor reizen noodzakelijk is. Iedereen heeft wel verloren uurtjes, maar die vallen nooit bij iedereen op hetzelfde moment. Flexibiliteit van de medewerker en van het leerprogramma is in toenemende mate gewenst. Leren doe je bij voorkeur tijdens het werk, op de werkplek. De informatie die je nodig hebt om je werk te kunnen doen moet to the point, snel beschikbaar en relevant zijn. Dat is een efficiëntere manier van leren die meer rendement oplevert dan met groepen collega’s uren of dagen in een lokaal door te brengen.
Multi media en sociale media verandert het informeren en leren
Kennis dient op het juiste moment beschikbaar te zijn. Dat zijn medewerkers ook in de privé situatie zo gewend. Indien je iets niet weet zoek je het op internet, google, wikipedia, wiki’s, youtube, facebook, etc. De IT afdelingen binnen bedrijven lopen hier vaak op achter. De ontwikkelingen zijn niet bij te houden. Er ontstaan initiatieven van medewerkers zoals Wiki’s, Blogs, etc., los van IT, applicatiebeheer en/of HR. Voor het onderhouden van informatie en documentatie voor gebruikers van software is het efficiënter een beperkt aantal tools te gebruiken voor kennisvastlegging en kennisontsluiting. Het aantal manieren waarop medewerkers informatie krijgen aangeboden om hun werk te doen is bij voorkeur beperkt. Dat vraagt dus om pro-actief handelen en relevante initiatieven van de applicatiebeheer functie.
Kennis dient op het juiste moment beschikbaar te zijn. Dat zijn medewerkers ook in de privé situatie zo gewend. Indien je iets niet weet zoek je het op internet, google, wikipedia, wiki’s, youtube, facebook, etc. De IT afdelingen binnen bedrijven lopen hier vaak op achter. De ontwikkelingen zijn niet bij te houden. Er ontstaan initiatieven van medewerkers zoals Wiki’s, Blogs, etc., los van IT, applicatiebeheer en/of HR. Voor het onderhouden van informatie en documentatie voor gebruikers van software is het efficiënter een beperkt aantal tools te gebruiken voor kennisvastlegging en kennisontsluiting. Het aantal manieren waarop medewerkers informatie krijgen aangeboden om hun werk te doen is bij voorkeur beperkt. Dat vraagt dus om pro-actief handelen en relevante initiatieven van de applicatiebeheer functie.
OPLOSSINGEN
De medewerker presteert wel, maar de organisatie niet
Bovenstaand is een samenvatting van door ons gesignaleerde ontwikkelingen. Om goed met deze ontwikkelingen om te gaan moeten we ons realiseren dat we van oudsher het meeste leren van gewoon aan het werk zijn en problemen oplossen. Vroeger leerde mensen door in een meester – gezel verhouding aan het werk te zijn. Er waren geen klassikale trainingen. |  Figuur 1 op basis van leerpiramide van Bales |
Indien we de mens als uitgangspunt nemen en hoe die het beste leert, dan kunnen we op basis van de leerpiramide van Bales vaststellen dat leren op de werkplek het meest efficiënt is. Een volwassen organisatie zal deze vorm van leren dan ook van harte ondersteunen. Indien medewerkers niet voldoende presteren is het niet alleen de vraag waarom die specifieke medewerker zijn/haar werk niet goed doet, maar juist ook, in hoeverre de organisatie de individuele medewerker in staat stelt zijn/haar werkt goed te doen. Zijn organisaties daar wel goed op ingericht, of gaat dat vaak juist heel inefficiënt?
Processen en werkinstructies
Onduidelijkheid bij medewerkers over kwaliteitseisen, processen, te volgen procedures en werkinstructies ontstaat indien de gebruikte documentatie niet wordt onderhouden. Men verliest het vertrouwen in de procedures en vindt eigen creatieve oplossingen. Om dat te voorkomen dienen processen en werkinstructies periodiek te worden getoetst en onderdeel uit te maken van een release proces van nieuwe software. Documentatie en leermiddelen dienen bijgewerkt te worden voordat nieuwe functionaliteiten of nieuwe processen in gebruik genomen worden. Alleen op deze manier haalt u het maximale uit de geïnvesteerde systemen. Het blijft ons verbazen hoeveel geld sommige bedrijven investeren in software, zonder daarbij te streven naar het maximaal benutten daarvan. Een initiële implementatie kan nog zo succesvol verlopen, indien het applicatiebeheer en de informeer en leer functie niet goed wordt ingericht dan haal je niet het maximale uit de investering.
Onduidelijkheid bij medewerkers over kwaliteitseisen, processen, te volgen procedures en werkinstructies ontstaat indien de gebruikte documentatie niet wordt onderhouden. Men verliest het vertrouwen in de procedures en vindt eigen creatieve oplossingen. Om dat te voorkomen dienen processen en werkinstructies periodiek te worden getoetst en onderdeel uit te maken van een release proces van nieuwe software. Documentatie en leermiddelen dienen bijgewerkt te worden voordat nieuwe functionaliteiten of nieuwe processen in gebruik genomen worden. Alleen op deze manier haalt u het maximale uit de geïnvesteerde systemen. Het blijft ons verbazen hoeveel geld sommige bedrijven investeren in software, zonder daarbij te streven naar het maximaal benutten daarvan. Een initiële implementatie kan nog zo succesvol verlopen, indien het applicatiebeheer en de informeer en leer functie niet goed wordt ingericht dan haal je niet het maximale uit de investering.
(e)Learning op de werkplek
Iedereen heeft een eigen voorkeursleerstijl. Leermateriaal dient dat te ondersteunen en is daarom bij voorkeur in verschillende vormen beschikbaar. Zo kunnen we medewerkers optimaal ondersteunen op een manier waarbij men zich ook echt geholpen voelt. Wat vaak maar beperkt rendement oplevert is bijvoorbeeld een halve dag training voor alle medewerkers of een verplichte eLearning module aanbieden zonder alternatieven. Werken en leren integreren. Dat is waar het om gaat. Op het moment dat ik bijvoorbeeld een vraag heb over het afhandelen van een declaratie, dan wil ik op dat moment een procedure of een instructie kunnen raadplegen op een manier waarop ik het gemakkelijk leer. Of dat nu met een demofilmpje is of door het lezen van een stuk tekst, of door stap voor stap de procedure voor mij te doorlopen, zodat ik alleen de relevante velden in een systeem nog maar hoef in te vullen. Er zijn heel goede tools beschikbaar die deze aanpak ondersteunen, zonder dat er extra tijd gaat zitten in de ontwikkeling van materiaal. Er wordt dan veel beter gebruik gemaakt van moderne middelen die ons ter beschikking staan. Jongere medewerkers verwachten ook dat een organisatie dergelijke ondersteuning levert op de werkplek. De zogenaamde generatie X en Y zijn immers opgegroeid in het digitale tijdperk.
Iedereen heeft een eigen voorkeursleerstijl. Leermateriaal dient dat te ondersteunen en is daarom bij voorkeur in verschillende vormen beschikbaar. Zo kunnen we medewerkers optimaal ondersteunen op een manier waarbij men zich ook echt geholpen voelt. Wat vaak maar beperkt rendement oplevert is bijvoorbeeld een halve dag training voor alle medewerkers of een verplichte eLearning module aanbieden zonder alternatieven. Werken en leren integreren. Dat is waar het om gaat. Op het moment dat ik bijvoorbeeld een vraag heb over het afhandelen van een declaratie, dan wil ik op dat moment een procedure of een instructie kunnen raadplegen op een manier waarop ik het gemakkelijk leer. Of dat nu met een demofilmpje is of door het lezen van een stuk tekst, of door stap voor stap de procedure voor mij te doorlopen, zodat ik alleen de relevante velden in een systeem nog maar hoef in te vullen. Er zijn heel goede tools beschikbaar die deze aanpak ondersteunen, zonder dat er extra tijd gaat zitten in de ontwikkeling van materiaal. Er wordt dan veel beter gebruik gemaakt van moderne middelen die ons ter beschikking staan. Jongere medewerkers verwachten ook dat een organisatie dergelijke ondersteuning levert op de werkplek. De zogenaamde generatie X en Y zijn immers opgegroeid in het digitale tijdperk.
Kortom, er is wellicht werk aan de winkel voor bedrijven die hun eigen software investering serieus nemen.
Audit leercentrum functie
Hoe volwassen is uw leercentrum functie. .
Audit leercentrum functie
Hoe volwassen is uw leercentrum functie. .
Een audit volgens ons Center of Excellence Volwassenheidsmodel geeft inzicht in verbeterpunten en signaleert pijnpunten. Hoe gaat de organisatie om met performance management. Wordt dit als strategisch gezien en blijkt dat dan ook uit de operationele planning?
Be Ready for Change heeft een model ontwikkeld voor organisaties vanaf 100 geautomatiseerde werkplekken. Hierbij kijken we naar verschillende aspecten zoals, missie, visie, leermethoden, processen, tools, technologie en communicatie. Op basis van een review van aanwezige plannen en gesprekken met belanghebbenden krijgen we snel een beeld van de organisatie en haar verbeterpunten met de meeste impact op korte en langere termijn.
Bent u er klaar voor?  Figuur 2 volwassenheidsmodel CoE |
Be Ready for Change heeft de methodes en tools beschikbaar om uw eindgebruikers efficienter te ondersteunen en uw applicatiebeheer beter in te richten. Be Ready for Change helpt bij de selectie van de juiste tools, het ontwikkelen van documentatie en eLearning en adviseert bij het doorvoeren van IT gedreven veranderingen.
